بریدههایی از کتاب فرمول برنامه ریزی اثر دیمون زاهاریادس با موضوع انگیزشی
در این چند سال اخیر مخصوصا در ایران، کتابهای انگیزشی پُر فروشی وارد بازار شدهاند. کتابهایی بسیار خوب و مهم که در مدت زمان بسیار کمی توانستند به بسیاری از مردن کمک کنند. یکی از این کتابها “کتاب فرمول برنامه ریزی” به قلم دیمون زاهاریادس است. از همین رو ما امروز در مجله اینترنتی روزانه قصد داریم تا بریدههایی از کتاب فرمول برنامه ریزی را برای شما دوستان قرار دهیم. پس در ادامه متن همراه ما باشید.
این کتاب درباره چیست؟
«فرمول برنامه ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرستهای کاری» کتابی در زمینه موفقیت باموضوع مدیریت کاری و برنامهریزی اثر دیمون زاهاریادس است.فهرست کارها یکی از سادهترین سیستمهای مدیریت وظیفه روزانهای است که امروزه مورد استفاده قرار میگیرد. با این حال همچنان میلیونها نفر را ناامید میکند. شاید شما هم یکی از آنها باشید.
جملات و بخشهای مهم این کتاب انگیزشی و مهم
زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشمپوشی میکنید، چشمپوشی کردن در روزهای آتی هم راحتتر میشود.
دلیل ۱: هدف برنامهها را اشتباه متوجه شدید چرا برنامهریزی میکنید؟ امیدوارید چه چیزی را با آن بدست آورید؟ بیشتر افراد پاسخ میدهند: تا کارها را به انجام برسانیم. ولی این مقصود یک برنامهٔ درست طراحی شده نیست.
قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول میکشد.» اگر برای کارهای برنامهریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.
هرکسی این سوال را از خود میپرسد. همهٔ افراد هر از چند گاهی این احساس را تجربه میکنند. خیلیها هم مرتبا آن را تجربه میکنند. نتایج قابل پیشبینی است: ناامیدی، استرس و احساس گناه برای شکست در انجام کارهای باارزش و مهم.
پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاهمدت و بلندمدتتان است.
سادهترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن میباشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.
دومین چالش این است که چشمپوشی کردن از آن برای یک یا دو روز میتواند تأثیر مخربی داشته باشد. زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشمپوشی میکنید، چشمپوشی کردن در روزهای آتی هم راحتتر میشود. احتمالا بر حسب تجربه با این موضوع برخورد کرده باشید. تا حالا توجه کردهاید که به تعویق انداختن فعالیتی که علاقهای نداریم- مثلا ملاقات با دندانپزشک– به تعویق انداختن دوباره و دوبارهٔ آن فعالیت را راحتتر میکند؟
به جای کنار گذاشتن چهار ساعت جهت «تمیز کردن خانه»، میتوانید ۱۰ دقیقه برای شستن ظرفها، ۱۵ دقیقه برای گردگیری کف آشپزخانه، و ۳۰ دقیقه برای تمیز کردن سرویس بهداشتی طبقهٔ پایین کنار بگذارید. تجزیه پروژهها به وظایف کوچکتر آنها را به نظر قابل اجراتر میکند. همچنین به شما اجازه میدهد وقت و توجه محدودتان را با توجه به اولویت و ارزش کارها روی آنها متمرکز کنید
مطلب مشابه: کتاب های انگیزشی معروف؛ 10 کتاب انگیزشی از نویسندگان معروف برای تغییر مسیر زندگی
مطلب مشابه: بریدههایی از کتاب طرز فکر اثر کارل دوک با موضوع خودیاری و انگیزشی
دلیل ناتمام ماندن خیلی از «موارد» برنامهریزی شده در پایان روز همین موضوع میباشد. آنها در واقع پروژهاند. بیش از اندازه بزرگ هستند و میتوانند ما را سردرگم کنند، که در نتیجه منجر به پشت گوش انداختن ما میشوند و نهایتاً آنها را به روز بعد موکول میکنیم، که باز هم باعث آزار ما خواهد شد.
وقتی حرف از به انجام رساندن کارها میشود، تمرکز برگ برنده است
فهرست کارهای برنامهریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی میآوریم. سررسیدها کاری بیش از تحمیل حس ضرورت انجام میدهند. آنها به ما کمک میکنند وظایف و پروژهها را بر اساس مقدار زمانی که برای تکمیلشان داریم اولویتبندی کنیم. به علاوه، با حضورشان، ما را وادار به عمل میکنند.
در سال ۱۹۷۹، از فارغالتحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را مینویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدفهایی دارند، اما آنها را ننوشتهاند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامههایشان جهت رسیدن به آنها را مینوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغالتحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند.
اگر موردی بیشتر از یک اقدام نیاز دارد، آن مورد یک پروژه هست که میتواند- و بهتر است- تجزیه شود. با تجزیهٔ آنها، تمرکزتان بهبود مییابد و از سریعتر به انجام رسیدن کارهایتان لذت خواهید برد.
اهداف خود را بنویسید. با اینکار احتمال رها کردن آنها کاهش مییابد.
نکته این است، تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها میباشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان میشود. اگر در تکمیل کارهای برنامهریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا میتوانند به کارهای کوچکتر تجزیه شوند یا نه؟
احساسات منفی مثل ترس، عصبانیت، احساس گناه میتوانند تمرکز و به انجام رساندن کارها را تقریباً غیرممکن سازند.
تصمیمات عهد و پیمان هستند. آنها با کارهای برنامهریزی شدهٔ عادی فرق میکنند چراکه معمولاً نیاز به تغییری در عادت دارند. مثلاً، ممکن است به خود قول دهید که «ورزش کنید»، «وزنتان را کم کنید»، یا «اسپانیایی یاد بگیرید». البته که داشتن چنین هدفهایی خوب میباشد، اما آنها را با کارهای عملی اشتباه نگیرید. همهٔ تصمیمات را از فهرست کارهای اصلی خود حذف کنید. آنها به اینجا تعلق ندارند. در عوض آنها را در فهرست جداگانهای به نام «اهداف سبک زندگی» قرار دهید و همانند پروژهها با آنها رفتار کنید. سپس، هر وقت آمادهٔ انجام یکی از آنها هستید، فهرست جداگانهای برای آن ایجاد کرده و آن را به کارهای عملی و کوچک تجزیه کنید و برای آنها سررسید تعیین کنید.
مواجه شدن با فهرست طولانی از گزینهها، احتمالا شما را از کار انداخته یا وادار به انجام فعالیتهای کمارزشی، مثل چک کردن فیسبوک کند. این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» مینامد. هرچه گزینههای بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیمگیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.
همینقدر کافیست که بدانیم انجام تخلیهٔ مغزی و کار از روی یک فهرست جامع، ایدهٔ افتضاحی میباشد.
اگر ندانید به انجام رساندن چیزی چه مقدار طول خواهد کشید، چقدر اهمیت دارد، و چگونه در دستیابی به اهدافتان کمک میکند، چگونه میتوانید متوجه شوید که آیا باید روی آن کار کنید یا نه؟ اگر ندانید جهت انجام آن به منابع خاصی نیاز دارید یا نه، چگونه میتوانید متوجه شوید آیا اصلاً کار روی آن در این نقطهٔ خاص از زمان امکانپذیر است
مطلب مشابه: جملات و خلاصه کتاب دوباره فکر کن آدام گرانت با موضوع انگیزشی و خودیاری
مطلب مشابه: جملات کتاب کیمیاگر؛ سخنان انگیزشی برای خودیاری از پائولو کوئیلو
خواستهها معمولاً پروژه هستند تا کارهای عملی. برای نمونه، شاید بخواهید «آشپزخانه خود را بازسازی کنید.» ممکن است بخواهید «خانوادهٔ خود را تابستان بعدی به کائوآئی ببرید.» خواستهها کارهای بیش از اندازه گستردهای هستند که در دستیابی به اهداف درست تعریف شده، ضرورت خیلی کمی دارند. به همین دلیل، بهتر است از فهرست کارهای اصلیتان حذف شوند. این کارها را در یک فهرست خواستهها نگه دارید.
زمانی که یک سررسید بیهیچ دلیلی تنظیم شده باشد- یعنی موعد مقرر شده خودسرانه انتخاب شده است- عزم و ارادهٔ کمتری برای اقدام کردن وجود دارد. حس فوریت ساختگی میباشد.
ما باید به طور مداوم عادت به انجام رساندن کارها را در خود بسازیم. این عادت به طور طبیعی در ما به وجود نمیآید. دومین چالش این است که چشمپوشی کردن از آن برای یک یا دو روز میتواند تأثیر مخربی داشته باشد. زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشمپوشی میکنید، چشمپوشی کردن در روزهای آتی هم راحتتر میشود.
سررسیدها دشمن پشت گوش انداختن هستند. آنها ما را تحریک به واکنش و انجام کارها میکنند. همچنین در اندازهگیری میزان اثربخشی تلاشهای مدیریت زمانمان کمک میکنند. اگر همواره کارهای مهم را سروقت به انجام میرسانیم، حتما انجام چیزی را به درستی انجام میدهیم. سررسیدها همچنین کمکمان میکنند تا تصمیم بگیریم توجه و زمان محدودمان را کجا صرف کنیم
به خود کمتر از زمانی که فکر میکنید نیاز دارید زمان بدهید. من در بخش چرا فهرست کارهای برنامهریزی شدهٔ خود را به پایان نمیرسانید به قانون پارکینسون اشاره کردم. طبق آن قانون، «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول میکشد.» تمایل داریم زمان زیادی برای به انجام رساندن کارها به خود بدهیم. متوجه خواهید شد که محدود کردن زمان اختصاص داده شده به هر کار، تمرکز شما را تقویت خواهد کرد و موجب بهرهوری و بازدهی بیشتر خواهد شد.
یک رویکرد بهتر بکارگیری ابزار آنلاین، مانند Todoist میباشد. Todoist به شما امکان برچسب زدن و علامت زدن با رنگهای متنوعی میدهد که سازماندهی کارهای برنامهریزی شده با مفاد گوناگون را آسان میکند.
هیچ سیستم برنامهریزی کاملی وجود ندارد. رویکردی که برای دیگران کار میکند شاید برای شما به خوبی کار نکند. این نکتهایست که در طول کتاب بسیار تاکید کردم.
روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» مینامد. هرچه گزینههای بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیمگیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.
مطلب مشابه: بریدههایی از کتاب بادام ( خلاصه کتاب با داستان الهام بخش و امیدوار کننده )
مطل مشابه: بریدههایی از کتاب هنر نه گفتن (خلاصه کتاب برای افرادی که قادر به نه گفتن نیستند!)
