سیستم کنفرانس دیجیتال چیست؟ مزایا، تجهیزات، راهنما کامل خرید
سیستم کنفرانس دیجیتال پیشرفته ترین نوع سیستم کنفرانس است که علاوه بر مدیریت صدای شرکت کنندگان و ایجاد نظم در گفت و گو های جلسه با پردازش دیجیتال سیگنال های صوتی صدای دریافت شده را با کیفیت HD و حداکثر شفافیت و وضوح منتقل و پخش می کند. رای گیری، ترجمه و اتوترکینگ به همراه پشتیبانی از قابلیت های چند رسانه ای و راه اندازی سریع و آسان plug & play از دیگر ویژگی های ممتاز این نوع سیستم نسبت به سیستم های کنفرانس انالوگ می باشد. در ادامه ی این مطلب به بررسی جامع سیستم های کنفرانس دیجیتال، نحوه کار، مزایا، تفاوت آن با سیستم کنفرانس آنالوگ به همراه نکات مهمی که در زمان خرید این نوع سیستم ها بایستی به ان دقت کنید خواهیم پرداخت.
سیستم کنفرانس دیجیتال چیست؟
سیستم کنفرانس دیجیتال (Digital Conference System) به دسته ای از سیستم های کنفرانس گفته می شود که علاوه بر دریافت و پخش صدا، امکان استفاده از قابلیت های پیشرفته تری را در طول جلسه فراهم می کنند. برای مثال شرکت کنندگان می توانند درخواست صحبت ارسال کنند، رأی بدهند یا حضور خود را ثبت کنند. این سیستم نیز مانند سایر سیستم های کنفرانس از سه بخش میکروفون کنفرانس شرکت کنندگان، میکروفون ریاست و واحد کنترل مرکزی تشکیل می شود.
سیستم کنفرانس دیجیتال چطور کار می کند؟
نحوه کار سیستم کنفرانس دیجیتال به این صورت است که وقتی یکی از شرکت کنندگان قصد صحبت دارد از طریق دکمه میکروفون درخواست خود را ارسال می کند. این درخواست توسط واحد کنترل مرکزی پردازش می شود و براساس تنظیماتی که رئیس جلسه برای سیستم تعریف کرده است، مشخص می شود که میکروفون اجازه فعال شدن دارد یا خیر و شرکت کننده در چه نوبتی می تواند صحبت کند.
مزایا سیستم کنفرانس دیجیتال نسبت به سایر سیستم ها
مزایا سیستم کنفرانس دیجیتال نسبت به سایر سیستم ها عبارت اند از:
کیفیت صدای بسیار بالا
یکی از اصلی ترین مزیت های سیستم های کنفرانس دیجیتال نسبت به سیستم های کنفرانس آنالوگ کیفیت بالاتر صدا است. با استفاده از این سیستم ها در جلسات مشکلات رایجی مانند نویز و انعکاس صدا، شنیده شدن صداهای مزاحم محیط در پس زمینه صدای شرکت کنندگان، اکو و بازتاب ناشی از برگشت صدای بلندگو به میکروفون، سوت کشیدن میکروفون ها و صدای غیرشفاف و مبهم را تجربه نمی کنید.
مدیریت پیشرفته گفتگوها
دومین ویژگی ای که سیستم های کنفرانس دیجیتال را نسبت به سایر سیستم ها به گزینه ای برتر تبدیل می کند قابلیت های متنوعی است که بسته به برند و مدل سیستم برای مدیریت گفت وگوها در اختیار شما قرار می گیرد. از مهم ترین این قابلیت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شناسایی هویت شرکت کنندگان: سیستم می تواند مشخص کند میکروفون کدام شرکت کننده فعال است و فعالیت های او در جلسه مانند درخواست صحبت، ثبت حضور یا رأی ثبت شده را به نام همان شخص ثبت کرده و در اختیار مدیر جلسه قرار دهد.
- ثبت الکترونیکی حضور و غیاب: سیستم می تواند اطلاعات مربوط به افراد حاضر و غایب در جلسه را ثبت کرده و در اختیار رئیس جلسه قرار دهد.
- رأی گیری الکترونیکی و ثبت نتایج: سیستم می تواند نوع رأی، مانند موافق، مخالف یا رأی مخفی را به همراه تعداد کل آرا به تفکیک نوع رأی ثبت کند. همچنین می تواند مشخص کند هر شرکت کننده چه رأیی داده و این اطلاعات را در اختیار مدیریت قرار دهد.
- مدیریت وضعیت صحبت حاضران: سیستم کنفرانس دیجیتال می تواند به رئیس جلسه نشان دهد چه افرادی در صف صحبت قرار دارند و امکان تعیین زمان برای صحبت آن ها را فراهم کند.
- مدیریت دستور جلسه: شما می توانید موضوع جلسه و اسناد مرتبط با آن را برای سیستم تعریف کنید تا در طول جلسه به صورت خودکار برای شرکت کنندگان نمایش داده شوند.
- انتخاب زبان در جلسات کنفرانس بین المللی: در جلسات بین المللی سیستم می تواند صحبت های سخنرانان را به زبان هایی که برای آن تعریف شده ترجمه کند و شرکت کنندگان نیز می توانند زبان موردنظر خود را انتخاب کرده و صحبت ها را به زبان خود بشنوند.
مدیریت پیشرفته اسناد ودستورالعمل های جلسه
در آن دسته از سیستم های کنفرانس دیجیتال که میکروفون ها به نمایشگر مجهز هستند مدیر جلسه می تواند دستور جلسه، اسناد، فایل های ارائه و سایر محتواها را در سیستم قرار دهد تا شرکت کنندگان از طریق نمایشگر تعبیه شده در میکروفون به آن ها دسترسی داشته باشند.
قابلیت اتصال به دوربین های اتوترکینگ
قابلیت اتصال سیستم کنفرانس به دوربین اتوترک تنها مختص سیستم های دیجیتال نیست؛ اما مزیت اصلی این سیستم ها در مقایسه با سایر انواع سیستم کنفرانس اتصال ساده تر و بدون پیچیدگی به دوربین های کنفرانس و بروز اختلالات کمتر در این ارتباط است.
سیستم کنفرانس دیجیتال برای چه سالن هایی مناسب است؟
از جمله فاکتورهایی که برای انتخاب سیستم کنفرانس دیجیتال باید در نظر بگیرید می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعداد شرکت کنندگان
- نوع جلسه
- قابلیت های کنترلی موردنیاز، مانند شناسایی هویت افراد و مدیریت نوبت شرکت کنندگان در صف صحبت
- قابلیت های جانبی موردنیاز، مانند ثبت حضور و غیاب، رأی گیری و ترجمه همزمان
- میزان نیاز به توسعه سیستم در آینده
با این حال سیستم کنفرانس دیجیتال می تواند مناسب ترین گزینه برای شما باشد اگر:
- تعداد شرکت کنندگان به اندازه ای است که مدیریت میکروفون ها و نوبت صحبت آن ها دشوار می شود.
- جلسه رسمی است و نیاز دارید نوبت و زمان صحبت افراد مدیریت شود.
- در طول جلسه به قابلیت هایی مانند شناسایی هویت افراد، رأی گیری و ترجمه همزمان نیاز دارید.
- احتمال می دهید در آینده نیازهای جلسه افزایش پیدا کند؛ برای مثال، تعداد شرکت کنندگان بیشتر شود.
تفاوت سیستم کنفرانس دیجیتال با سیستم کنفرانس انالوگ
مهم ترین تفاوت های سیستم کنفرانس دیجیتال و آنالوگ در جدول زیر آورده شده است:
| فاکتور مقایسه | سیستم کنفرانس دیجیتال | سیستم کنفرانس انالوگ |
| کیفیت و پایداری صدا | صدا به صورت شفاف و بدون نویز و اکو منتقل می شود. | احتمال انتقال صدا همراه با نویز و اکو بیشتر است. |
| قابلیت توسعه | در صورت افزایش تعداد شرکت کنندگان، سیستم به راحتی قابل توسعه است. | در صورت افزایش تعداد شرکت کنندگان با محدودیت در توسعه سیستم مواجه خواهید شد. |
| قابلیت های جانبی | امکان استفاده از قابلیت های مختلفی مانند رأی گیری، ترجمه و… را در اختیار شما قرار می دهد. | قابلیت ها به مدیریت وضعیت فعال یا غیرفعال بودن میکروفون ها محدود می شود. |
سیستم کنفرانس دیجیتال شامل چه تجهیزاتی می شود؟
منبع تغذیه کنفرانس، میکروفون کنفرانس و بلندگو کنفرانس تجهیزات اصلی سیستم کنفرانس دیجیتال می باشند. منبع تغذیه کنفرانس وظیفه تأمین برق میکروفون ها و مدیریت عملکرد کل سیستم را بر عهده دارد. میکروفون کنفرانس برای دریافت صدای سخنگو و ارائه قابلیت های جانبی مانند رأی گیری و ترجمه همزمان استفاده می شود و بلندگو کنفرانس نیز وظیفه پخش صدای سخنگو را بر عهده دارد.
کاربرد و قابلیت های سیستم کنفرانس دیجیتال
قابلیت های سیستم کنفرانس دیجیتال بسته به مدل و برندی که خریداری می کنید متفاوت است. ممکن است بیشترین قابلیتی که یک سیستم کنفرانس در اختیار شما قرار می دهد، رأی گیری با دو گزینه موافق و مخالف باشد؛ درحالی که سیستم دیگری قابلیت های پیشرفته تری مانند تشخیص هویت فردی که رأی می دهد یا صحبت می کند و تنظیم دوربین روی جایگاه فرد را ارائه دهد.با این حال از جمله جذاب ترین قابلیت هایی که سیستم کنفرانس دیجیتال در اختیار شما قرار می دهد، عبارت اند از:
- شناسایی هویت شرکت کنندگان
- ثبت الکترونیکی حضور و غیاب
- رأی گیری الکترونیکی و ثبت نتایج
- مدیریت نوبت و زمان صحبت
- مدیریت پیشرفته میکروفون ها
- مدیریت دستور جلسه و اسناد
- ترجمه همزمان و انتخاب زبان
- ضبط و آرشیو جلسات
- ثبت اطلاعات و گزارش گیری از جلسه
- نمایش اطلاعات جلسه
- یکپارچه سازی با دوربین و ردیابی خودکار سخنران
- تعریف نقش و سطح دسترسی شرکت کنندگان
- تبدیل گفتار به متن و نمایش زیرنویس زنده
راهنما خرید سیستم کنفرانس دیجیتال
انتخاب و خرید سیستم کنفرانس دیجیتال مناسب، بیش از هر چیز به نیازهای شما در طول جلسه بستگی دارد. با این حال، برای خرید یک سیستم کنفرانس دیجیتال مناسب لازم است به فاکتورهای زیر توجه کنید:
۱. ظرفیت و قابلیت توسعه سیستم بررسی کنید
در زمان خرید سیستم کنفرانس دیجیتال ابتدا تعداد شرکت کنندگان و حداکثر تعداد میکروفون هایی را که سیستم پشتیبانی می کند بررسی کنید تا ظرفیت سیستم با نیاز فعلی شما متناسب باشد. اگر احتمال می دهید در آینده تعداد جایگاه ها افزایش پیدا کند بررسی کنید که سیستم تا چه ظرفیتی قابل توسعه است و برای افزایش ظرفیت به واحد تغذیه یا تجهیزات توسعه دیگری نیاز دارد یا خیر. همچنین اگر ممکن است در آینده به قابلیت های بیشتری نیاز داشته باشید مطمئن شوید که امکان اضافه کردن آن ها بدون تعویض کل سیستم وجود دارد و مشخص کنید که فعال سازی این امکانات یا افزایش ظرفیت به خرید لایسنس نرم افزاری جداگانه نیاز دارد یا خیر.
۲. کیفیت صدا و عملکرد میکروفون را بررسی کنید
کیفیت و وضوح صدا یکی دیگر از موارد مهمی است که هنگام خرید سیستم کنفرانس باید به آن توجه کنید. میکروفون باید بتواند صدای سخنران را به خوبی دریافت کند، صداهای محیط و تداخل های صوتی را تا حد امکان کاهش دهد و صدایی واضح در اختیار سایر شرکت کنندگان قرار دهد. همچنین کیفیت صدا را زمانی که چند میکروفون به صورت هم زمان فعال هستند بررسی کنید تا با افزایش تعداد میکروفون های فعال وضوح صدا کاهش پیدا نکند.
۳. امکانات مدیریت جلسه را بررسی کنید
زمانی که قصد خرید سیستم کنفرانس دیجیتال دارید ابتدا مشخص کنید برای مدیریت جلسات به چه امکاناتی نیاز دارید. حالت های مختلف مدیریت نوبت صحبت مانند Request، Open، Override و Voice Activation، اختیارات میکروفون رئیس جلسه و امکان مدیریت صف درخواست صحبت را بررسی کنید. اگر جلسات رسمی برگزار می کنید قابلیت هایی مانند شناسایی شرکت کنندگان، ثبت حضور و غیاب، رأی گیری الکترونیکی و انواع رأی قابل پشتیبانی نیز اهمیت دارند. همچنین در صورت نیاز پیش از خرید تعداد کانال های ترجمه همزمان، امکان مدیریت دستور جلسه و اسناد، قابلیت های نمایشگر میکروفون ها و امکانات ضبط، آرشیو و گزارش گیری از جلسات را بررسی کنید.
۴. نوع اتصال و زیر ساخت سیستم را بررسی کنید
یکی دیگر از مواردی که هنگام خرید سیستم کنفرانس دیجیتال باید به آن توجه کنید، نوع اتصال و زیرساختی است که در فرایند طراحی سالن کنفرانس برای سیستم در نظر گرفته شده است. در مدل های باسیم پیش از خرید باید مشخص شود کابل کشی سالن با چه ساختاری اجرا می شود، در هر مسیر چند میکروفون قابل اتصال است و حداکثر طول مجاز کابل چقدر است؛ زیرا در مسیرهای طولانی باید افت ولتاژ نیز در نظر گرفته شود. وجود مسیر ارتباطی پشتیبان نیز اهمیت دارد. در مدل های بی سیم باید مطمئن شوید که ارتباط بی سیم تمام فضای سالن را پوشش می دهد، پایدار و ایمن است و مقاومت مناسبی در برابر تداخل های فرکانسی دارد. عمر باتری میکروفون ها، مدت زمان و روش شارژ و امکان تعویض باتری نیز از دیگر نکاتی هستند که هنگام انتخاب سیستم کنفرانس دیجیتال مدل بی سیم باید به آن ها توجه کنید.
۵. سازگاری با سایر تجهیزات سالن را بررسی کنید
سازگاری سیستم کنفرانس دیجیتالی که قصد خرید آن را دارید با سایر تجهیزات سالن یکی دیگر از مواردی است که هنگام خرید تجهیزات سالن کنفرانس باید در نظر بگیرید. بررسی کنید که سیستم موردنظر درگاه های اتصال ورودی و خروجی لازم برای اتصال به تجهیزات شما را دارد یا خیر و در صورت نیاز ایا می توان آن را به دوربین های PTZ مجهز به قابلیت اتوترکینگ یا سیستم ویدئوکنفرانس متصل کرد. همچنین اگر سالن به سیستم صوتی مجزا مجهز است سازگاری سیستم کنفرانس با تجهیزاتی مانند DSP، میکسر و آمپلی فایر را نیز در نظر بگیرید.
۶. نحوه نصب و تجربه استفاده را بررسی کنید
نحوه نصب و تجربه استفاده از سیستم کنفرانس باید با نوع جلسات مجموعه شما متناسب باشد. از این رو لازم است پیش از خرید مشخص کنید کدام یک از مدل های رومیزی، توکار یا قابل حمل برای شما مناسب تر است. سپس به سهولت استفاده از سیستم برای شرکت کنندگان و نحوه کنترل آن توسط رئیس جلسه و اپراتور توجه کنید. همچنین خوانایی و کیفیت نمایشگر را نیز در نظر بگیرید. در کنار همه این موارد توصیه می کنیم سیستمی را انتخاب کنید که نصب، راه اندازی و نگهداری آن برای مجموعه شما ساده و مناسب باشد.
۷. هزینه، امنیت و خدمات پس از فروش را بررسی کنید
هزینه سیستم کنفرانس دیجیتال تنها به هزینه منبع تغذیه و میکروفون ها محدود نمی شود. در برخی موارد برای کاربردهای مختلف مانند برگزاری ویدئوکنفرانس لازم است تجهیزات جانبی یا نرم افزارهای موردنیاز را خریداری کنید و حتی برای نصب و راه اندازی سیستم نیز هزینه جداگانه ای بپردازید. بنابراین مدیریت بودجه برای خرید یک سیستم کنفرانس دیجیتال مناسب اهمیت دارد. خدمات پس از فروش، امکان تعمیر تجهیزات و موجود بودن قطعات، کابل، باتری و تجهیزات یدکی نیز از مواردی هستند که باید پیش از خرید مورد توجه قرار گیرند.
